Conclusion: Eén CRM voor 40 labels – Hoe Bikkelhart meer dan 500 gebruikers samenbracht in HubSpot
40 verschillende labels, ieder met hun eigen systemen en werkwijzen. Van Outlook en Excel tot Salesforce en Microsoft Dynamics. En dan ook nog eens verschillende digitale volwassenheid per label. Dat was de situatie bij Conclusion, hét ecosysteem van expertbedrijven dat volledig ontzorgt op het gebied van businesstransformatie en IT-diensten (waar Bikkelhart ook onderdeel van is).
Het doel: Alle relevante data en informatie in één systeem krijgen, zodat Marketing en Sales uniform kunnen werken. Weg met het gedoe van verschillende systemen. Hoe zorgen we ervoor dat alle labels dezelfde taal spreken? Hoe maak je van zoveel verschillende werkwijzen één geheel? Het antwoord: HubSpot.
Het idee: Uniform werken in één CRM
De oplossing: Bikkelhart hielp Conclusion bij de overstap naar één centraal CRM-systeem: HubSpot. Het doel was om alle labels – meer dan 500 gebruikers – samen te brengen in één omgeving. In plaats van diverse systemen (Excel, Outlook, Salesforce), moest iedereen in dezelfde richting gaan werken.
Bij een project van deze omvang verwacht je normaal gesproken behoorlijk wat obstakels. Maar bij Conclusion viel het mee. De gouden configuratie, in de volksmond ook wel ‘golden config’ (de basisinrichting in HubSpot) zorgde ervoor dat alles gestandaardiseerd was en dat het niet elke keer opnieuw verzonnen hoefde te worden. Dat zorgde voor een flinke efficiencyboost.
De aanpak: Alles in fasen en samen
In Q1 2024 werd het project officieel gestart. Na de eerste kick-off met de teams van Bikkelhart en Conclusion, werd er een duidelijke structuur opgezet. Eerst moest er duidelijkheid komen over de wensen en eisen van de verschillende labels. En daarna werd de golden config, de basisinrichting van HubSpot, gecreëerd.
Met deze aanpak gingen we per bedrijf binnen Conclusion stap voor stap te werk:
- Kick-off sessies: Alle teams, zowel bij Bikkelhart als Conclusion, werden betrokken.
- Discovery-sessie: Per label werd in kaart gebracht wat ze nodig hadden en hoe de data en processen eruit zagen.
- Golden config: De standaard inrichting werd opgesteld, met ruimte voor maatwerk per label.
- Gefaseerde uitrol: Elke label kreeg zijn eigen planning. De teams werden getraind en ondersteund in het gebruik van HubSpot.
- Integraties: Meer dan 15 andere apps werden aangesloten op Hubspot voor een naadloze ervaring
Het resultaat: Snel resultaat, tevreden gebruikers
Na een jaar was het project afgerond. En het resultaat? De samenwerking verliep soepeler dan verwacht. Het samenstellen van de golden config zorgde ervoor dat de discussie over hoe het moest, snel tot een oplossing leidde. Het resultaat was een centrale, gestandaardiseerde omgeving waarin Sales en Marketing makkelijker samen konden werken.
Wat hebben we bereikt?
- > 500 gebruikers
- > 50.000 contacten en > 20.000 bedrijven
- > 50 trainingen verzorgd
- Meer dan 15 integraties met andere apps
De labels waren snel vertrouwd met HubSpot en tevreden met de nieuwe mogelijkheden. Er was ruimte voor maatwerk waar nodig, maar de basisinrichting gaf houvast voor iedereen.
Wat nu?
We blijven Conclusion ondersteunen bij het dagelijks gebruik van HubSpot en gaan door met de doorontwikkeling van het CRM. De doorontwikkelingsvisie is al opgesteld, zodat Conclusion ook in de toekomst verder kan groeien met HubSpot.
Wat zegt de klant?
“Het project was groot en ambitieus, maar door de samenwerking en expertise van Bikkelhart hebben we het toch voor elkaar gekregen. We zijn nu veel efficiënter en hebben één systeem waar alle labels op kunnen vertrouwen.”
Kay Kesaulya, Digital lead & Programmamanager CRM bij Conclusion
Hoeveel Bikkelhart heb je nodig?
Bikkels zijn er in allerlei soorten en maten. Designers, Fotografen, Videografen, Motion Designers, Marketing Automation- en Conversie Specialisten, Copywriters en Front end Developers. We zijn afzonderlijk sterk, maar nog krachtiger als je ons combineert. Samen maken we van jouw project een succes.
We antwoorden meestal binnen een werkdag!
