Eén CRM voor 40 bedrijven: Hoe we meer dan 500 Conclusion-gebruikers samenbrachten in HubSpot

Conclusion is een ecosysteem van meer dan 40 verschillende bedrijven. En daarmee ook een ecosysteem van 40 verschillende werkwijzen, systemen en niveaus van digitale volwassenheid. Waar het ene bedrijf in het Salesforce CRM werkte, gebruikte de ander Outlook en Excel om contacten en afspraken te beheren. Hoe zorg je dan toch voor één werkwijze, op één plek? Ons antwoord: HubSpot.

Aanleiding: één organisatie, tientallen systemen

Als je met 40 bedrijven in één ecosysteem zit, is het lastig om te weten wat er precies bij elkaar speelt. Met 500 gebruikers, 2.000 klanten en 50.000 contactpersonen verspreid over al die labels, wordt het bijhouden waar kansen liggen wel erg moeilijk. De mogelijkheden voor cross-sell, introductions en gezamenlijke acquisitie waren er zeker, maar omdat Sales en Marketing allemaal in losse systemen werkten, bleven ze vaak onbenut. Tijd om dat aan te pakken!

De oplossing: HubSpot

De eisen voor het nieuwe CRM waren duidelijk: gebruiksvriendelijk, intuïtief en flexibel genoeg voor 40 bedrijven met elk hun eigen processen. Dan kom je uit bij HubSpot. En kies je voor HubSpot? Dan kom je bij ons uit ;) We hebben vanuit Bikkelhart namelijk al jarenlang ervaring met HubSpot en zijn bovendien zelf ook een Conclusion-bedrijf.

Extra leuk om dit voor ons eigen ecosysteem te doen, en bovendien is het met 40 CRM-migraties meteen ook ons grootste HubSpot-project ooit!

De golden config: één basis voor 40 labels

We begonnen met kick-off sessies waarbij alle teams van Conclusion aan tafel zaten. Daarna volgde per bedrijf een discovery-sessie: wat hebben ze nodig, hoe zien de processen eruit en wat moet er met de bestaande data gebeuren?

Al die input goten we samen in onze 'golden config': onze naam voor de standaardinrichting van HubSpot die als basis dient voor het hele ecosysteem. Binnen die basis is er natuurlijk ruimte voor maatwerk per label. Het resultaat: iedereen werkt vanuit dezelfde waarheid.

Eerst de kopgroep, dan de rest

Met de golden config als fundering was het tijd om de eerste bedrijven live te brengen in HubSpot. Dat kan natuurlijk niet met 40 tegelijk, dus we begonnen met een kopgroep van bedrijven die er klaar voor was en er zin in had. Per bedrijf zorgden we voor een eigen planning, trainingen op maat met het team dat met het CRM moet gaan werken én een vast aanspreekpunt vanuit Bikkelhart. Zo kon ieder bedrijf in zijn eigen tempo opstarten, zonder dat het ten koste ging van de kwaliteit.

netwerksysteem waar alles naar hubspot leidt

Maandelijkse updates en tips via de mail

Om de rest van het ecosysteem alvast warm te maken — en te houden — stuurde Kay als CRM-programmamanager regelmatig een nieuwsbrief naar alle Conclusion-medewerkers. Natuurlijk met een update over de voortgang, maar ook met tips waar je direct mee aan de slag kon. Denk aan: hoe deel je een dashboard met je team, hoe gebruik je AI voor gesprekssamenvattingen, en hoe voeg je snel een nieuw contact toe. Klein, praktisch en precies genoeg om mensen nieuwsgierig te maken naar wat er nog meer mogelijk was.

Resultaat

Na een jaar stond het systeem en werken Sales en Marketing voor het eerst vanuit dezelfde data. Accountmanagers zien wat er bij gezamenlijke klanten speelt en de vraag "kennen wij iemand bij dat bedrijf?" is nu in een klik te beantwoorden. Met meer dan 15 externe app-integraties, zoals PandaDoc voor offertes en LinkedIn Sales Navigator voor prospecting, is HubSpot de spil waar alles omheen draait.

En we zijn er nog niet klaar, de roadmap voor verdere doorontwikkeling is al uitgestippeld!

bedrijven naar HubSpot CRM

contacten overgezet

+50.000

integraties met andere apps

+15

Wat zegt de klant?

“Het project was groot en ambitieus, maar door de samenwerking met en expertise van Bikkelhart hebben we het toch voor elkaar gekregen. We zijn nu veel efficiënter en hebben één systeem waar alle labels op kunnen vertrouwen.”

Kay Kesaulya, Digital lead & Programmamanager CRM bij Conclusion

Hoeveel Bikkelhart heb je nodig?

Bikkels zijn er in allerlei soorten en maten. Designers, Fotografen, Videografen, Motion Designers, Marketing Automation- en Conversie Specialisten, Copywriters en Front end Developers. We zijn afzonderlijk sterk, maar nog krachtiger als je ons combineert. Samen maken we van jouw project een succes.

We antwoorden meestal binnen een werkdag!