Alle kaarten op tafel: dit zijn onze insider HubSpot-tips

Rewind: wat is HubSpot eigenlijk?

Voor wie nu denkt: “Ja leuk, maar wat is dit voor tool dan?” 

In het kort: HubSpot is een alles-in-één platform voor marketing, sales en service. Je kunt er marketingcampagnes mee draaien, salesprocessen inrichten, klantenservice stroomlijnen en rapportages maken. Alles zit in één systeem en je kunt oneindig veel koppelingen maken, zodat je – in welk team je ook zit – altijd naar dezelfde informatie kijkt. Dat maakt samenwerken met je collega’s niet alleen een stuk makkelijker, maar ook veel leuker.

Er zijn in totaal vijf verschillende HubSpot ‘hubs’, maar deze keer focus ik op deze drie:
Marketing Hub: voor nieuwsbrieven, formulieren, campagnes, workflows, etc.
Sales Hub: voor deal pipelines, klantinformatie, reminders, etc.
Service Hub: voor support tickets, klantvragen, automatische opvolging, etc.

6 manieren waarop wij onze marketing en sales upgraden met HubSpot

1. Websitebezoekers herkennen én benaderen 
2. Cijfertjes, pie-charts en al het andere wat je nodig hebt voor je meetings
3. Koppelen met meerdere portalen
4. Nieuwsbrieven met smart content
5. Hoe onze deals zichzelf sluiten met workflows 
6. Een klantenservice die nooit meer iets vergeet

1. Websitebezoekers herkennen én benaderen

Een tool die ik niet vaak genoeg kan aanraden? Leadinfo. Deze tool koppelt ons websiteverkeer aan de bedrijven die onze website bezoeken. Je weet dan niet precies wie er op je pagina’s rondspookt, maar wél welk bedrijf. En dat koppelen we weer aan HubSpot. 

Bezoekt iemand bijvoorbeeld vijf keer een pagina over HubSpot? Dan krijg ik als Business Developer een taak in mijn agenda om deze potentiële lead op te volgen.

Vaker wel dan niet komt er een interessante lead uit. En als het bedrijf dan toch maar een random universiteit uit Amerika blijkt te zijn (ja, dat gebeurt ook), dan vink ik ‘m gewoon af met de notitie: “Leuk, maar niet relevant.” Zo blijft leadgeneratie lekker overzichtelijk.

2. Cijfertjes, pie-charts en al het andere wat je nodig hebt voor je meetings

Bij Bikkelhart gebruiken we de rapportagefunctie van HubSpot om alles helder in beeld te krijgen. Hoeveel deals hebben we gewonnen? Wat is de totale waarde van de openstaande deals? En hoeveel business komt uit bestaande klanten?

Vervolgens kun je met dashboarding alles visualiseren en je eigen draai geven. Of je nu fan bent van staafdiagrammen, taartgrafieken of simpele tabelletjes: het kan allemaal. Extra handig: je kunt HubSpot koppelen aan tools als Power BI of Looker Studio, voor als je nog dieper in de cijfers wilt duiken.

3. Koppelen met meerdere portalen

Met Conclusion als moederbedrijf halen we een hoop uit de samenwerking met andere Conclusionbedrijven. Handig dus om van elkaar te weten wat er loopt qua potentiële projecten.
 
Daarom hebben we een koppeling gebouwd: zodra we een deal aanmaken in ons portaal, wordt die automatisch ook aangemaakt in het Conclusion-portaal, hierin zien we van alle Conclusion bedrijven waar de kansen liggen. En verander je een deal van stage? Dan verandert die ook in de Conclusion omgeving mee. 

4. Nieuwsbrieven met smart content

Een klassieker: de nieuwsbrief. We maken onze nieuwsbrieven volledig in HubSpot, en ik kan je zeggen: dat is met de drag-and-drop editor echt een eitje.

Maar wat nieuwsbrieven maken in HubSpot écht handig maakt, is de smart content. Als je bijvoorbeeld een nieuwsbrief stuurt naar zowel klanten als leads, kun je ervoor zorgen dat bestaande klanten andere content te zien krijgen dan een nieuwe lead. Alles wordt automatisch aangepast op de lezer. En heeft iemand geklikt op een specifiek onderwerp in je nieuwsbrief? Dan kun je met de workflows van HubSpot automatisch een taak naar sales sturen om die lead op te volgen. 

5. Hoe onze deals zichzelf sluiten met workflows

De deal pipeline ken je waarschijnlijk wel, hiermee krijg je in één oogopslag inzicht in al je deals: wat staat open, in welke fase en met welke waarde? Maar wat extra fijn is aan HubSpot is dat je met workflows ook veel kan automatiseren in je pipeline. 

Wij hebben bijvoorbeeld ingesteld dat zodra een deal naar de fase ‘proposal send’ gaat, HubSpot automatisch aan de slag gaat met de opvolging:

• PandaDoc opent automatisch een offerte
• Alle klantgegevens worden ingevuld
• Zodra de klant de offerte een e-signature heeft gegeven, verschuift de deal automatisch naar ‘closed won’
• De deal-owner krijgt een melding dat de offerte is getekend

Zo heb je goed je admin dichtgetimmerd, zonder daar tijd aan kwijt te zijn. 

6. Een klantenservice die nooit meer iets vergeet

Wat misschien verrassend is, is hoe we HubSpot ook voor klantenservice inzetten. Onze Service Hub zorgt ervoor dat elke vraag, klacht of verzoek netjes wordt omgezet in een ticket. Het serviceteam ziet direct welke tickets openstaan, welke vragen beantwoord zijn, en welke nog wachten op actie.

En het beste? Je kunt de tickets automatisch toewijzen aan het juiste team, afhankelijk van het onderwerp. Zo hoef je geen tijd te verspillen met het uitzoeken wie er nu weer verantwoordelijk is voor welke vraag.

Nu jij nog!

Gebruik jij HubSpot al, maar haal je nog niet alles eruit wat erin zit? Of ben je nieuw en wil je überhaupt weten wat er voor jouw organisatie mogelijk is? Bel me. Mail me. Stuur een rooksignaal. Hoe dan ook, mijn geautomatiseerde workflows zorgen ervoor dat je snel een antwoord krijgt 😉.